• Yaxy Briganti

Cómo tener éxito en una reunión virtual

¿Me escuchan?, ¿pueden verme?, ¿logran ver mi pantalla? Estas preguntas se han convertido en parte de nuestro día a día. Por tal motivo, si necesitas conocer cómo tener éxito en una reunión virtual, quédate con nosotros y descubramos juntos cómo las rutinas de las empresas han cambiado a través de los años y ante el reto global de la pandemia.


Guía para tener éxito en una reunión virtual

Según flexjobs.com, el teletrabajo ha ganado un 91 % de popularidad en los últimos años. Indiscutiblemente, la nueva realidad del año 2020 nos ha dado nuevas perspectivas de negocios, trabajos y educación, mediante una conexión a Internet. Si bien esto les trae múltiples beneficios y ahorros a las empresas y a sus colaboradores, muchas personas no estaban preparadas para este cambio tan abrupto.


Una de las modalidades de comunicación en la actualidad para reuniones internas y externas, son las videollamadas. Estos canales eran usados comúnmente por la mayoría de los usuarios mediante aplicaciones conocidas para rutinas informales, ya sea para comunicarse con familiares o amigos. Sin embargo, utilizarlo para conferencias formales de trabajo o negocios, a muchos les cayó por sorpresa. 😲 Lo positivo de toda esta situación es que la vida es un proceso de cambios constantes, y los seres humanos somos expertos en evolucionar.


Si deseas descargar la guía completa haz clic aquí.


A continuación, te presentamos una guía que será tu fiel amiga para tener éxito en una reunión virtual. Esta ha sido diseñada tanto para anfitriones, como para invitados o participantes:


1. Selecciona el programa o herramienta ideal


El éxito de una reunión virtual siempre dependerá del tipo de reunión, el tema a tratar y la cantidad de asistentes. Recuerda que todas las personas no están familiarizadas con estas aplicaciones, por lo que para evitar contratiempos que afecten o retrasen tu evento, comunícate con los participantes con un tiempo razonable para que se preparen y puedan encontrar y bajar el programa seleccionado.


Cómo tener éxito en una reunión virtual

Seguidamente, te exponemos una lista de las herramientas para realizar reuniones virtuales más utilizadas en la actualidad:


Meet de Google: ¿Quién no utiliza Google? Muchos usuarios están utilizando específicamente Google Calendar para administrar sus agendas, por lo que suelen utilizar frecuentemente algunas de las aplicaciones de Google para realizar sus videoconferencias.


Zoom: Esta plataforma es muy sencilla de usar. Permite programar y realizar reuniones virtuales con salas de espera, puedes compartir en tiempo real tu pantalla, enviar y recibir chats e incluso, puedes grabar y tener un reporte de los asistentes y su tiempo de conexión.


Skype: Esta es una buena opción para conectarse y chatear con personas de todo el mundo. Muchas empresas la utilizan como medio de comunicación, ya sea de manera escrita o para videollamadas en todo su personal dentro de la empresa, o mediante la modalidad de teletrabajo.


GoToMeeting: Este es un software de reuniones en línea muy confiable y completo en la actualidad. Cuenta con pantalla compartida y una excelente calidad en las llamadas.


2. Programa y envía la invitación con antelación


Sabemos que hay reuniones sobre la marcha, sin embargo, cuando se trata de tener éxito en una reunión virtual de índole formal, la programación y envío de la invitación debe hacerse con al menos tres (3) días de anticipación. Esto no solo nos garantizará la asistencia deseada a la reunión, sino que también le permitirá al invitado explorar y familiarizarse con el programa elegido. Es muy importante evitar reprogramar o cancelar una reunión en el último minuto. Sabemos que todo puede pasar, pero hacerlo de manera constante demuestra irrespeto de las partes involucradas.


¿Y si es una reunión recurrente? Muchas empresas e instituciones tienen días pautados para reunirse con su equipo o tienen videoconferencias ya establecidas. Si este es el caso, el anfitrión debe enviar con un día de antelación un mensaje o correo electrónico recordando el evento, hora y lineamientos, en caso de haberlos.


Aquí te mostramos algunos detalles que debes aclarar e incluir en tu invitación:


  • Dale un nombre a la reunión. Repítele a tus invitados la fecha, la hora, zona horaria (si aplica) y la duración.

  • Explícales con detalles cómo deben unirse. Especifica el enlace de conexión, número de PIN de la reunión, el número de marcación y cualquier código de acceso o sitio web.

  • ¡Piensa en todos! Algunos no tendrán ningún problema en conectarse, sin embargo, otros sí. Incluye en tu invitación una información de contacto para aquellos que puedan tener dificultades en la conexión.

Para garantizar el éxito de tu reunión y para que te sientas más tranquilo, puedes preparar un guión o cronograma de los puntos y actividades a realizar. Si lo consideras necesario, anéxalo a tu invitación.

Si fuiste invitado a una reunión virtual, debes explorar, descargar y hacer pruebas con la aplicación antes de la conferencia. Es también vital conectarse el día del evento con cinco (5) minutos de antelación. La responsabilidad y éxito de la reunión virtual dependerán tanto del hospedador, como de los invitados. 😊



3. Elige estratégicamente la hora del encuentro


Estudios demuestran que las mejores horas para reuniones virtuales son entre las 10:00 a. m. y las 3:00 p. m. ⏰ ¿Por qué? Son horarios ideales porque no se está muy cerca de la hora de comer. Todo dependerá también del horario de trabajo de las personas, lo más importante es respetar sus espacios y el tiempo destinado para dicha actividad.


Las reuniones virtuales no deben sobrepasar las dos horas. Toma en cuenta que mientras más personas sean invitadas y participen, más limitado debe ser el tiempo. Uno de los mayores retos en la actualidad es lograr mantener la atención de los invitados, ahora súmale el hecho de que están en sus hogares con cientos de distractores. ¡Sé astuto!



4. Es una VIDEOLLAMADA, no una llamada


Para tener éxito en una reunión virtual es indispensable dejar claro que estamos haciendo uso de aplicaciones para videollamadas, por lo que todos los involucrados en este acontecimiento por respeto y formalidad, deben encender sus cámaras. 🎥 Previamente debe elegirse un espacio y ambiente controlado. El ángulo de la cámara se debe colocar a la altura de los ojos, la iluminación debe ser adecuada, y debemos tener conectado el micrófono y audífonos en la computadora o celular.


Muchas personas le temen a la cámara porque piensan que no pueden proyectar una imagen adecuada o que sus espacios y fondos no son los requeridos. Esto debe tomarse muy en cuenta en una reunión virtual, por lo que estar en casa no es una excusa para no vestir formal, semiformal o por lo menos aceptable en estos eventos. ¡Todo es actitud!


Los anfitriones deben dejar muy claro las normas de sus reuniones virtuales. El envío de la invitación puede ser un instrumento idóneo para destacar los lineamientos, las expectativas, los puntos a tratar y el cronograma de actividades.


5. Si eres anfitrión ten siempre un plan B


Es muy común que en este tipo de reuniones se susciten problemas técnicos, muchas veces relacionados con la calidad de conexión de algunos participantes, bajones de luz, entre otros. Si este es el caso, el anfitrión debe contar con un plan B, C y D si es necesario. Puedes tener a un coanfitrión que pueda darle continuidad a la reunión o conectarte en otra aplicación en línea como WhatsApp o FaceTime.


¿Alguna vez te ha invadido el pánico cuando el Wi-Fi empieza a fallar justo antes de que comience una reunión? Puedes dejar de sufrir un poco, ya que afortunadamente la mayoría de los teléfonos inteligentes tienen la capacidad de convertirse en puntos de acceso móvil a Internet.


Esto, aunque para muchas personas puede resultar más costoso, puede salvarte la vida, o por lo menos la reunión. 😃 ¡Es mejor prevenir que lamentar!


6. ¿Vas a compartir pantalla? Ten solo lo necesario


Una reunión virtual no es algo que debe tomarse a la ligera. Muchas personas se esfuerzan y preparan un material de apoyo perfecto, pero este se ve afectado por las múltiples ventanas activas o programas en ejecución. ¡Menos es más! Debes tener abierto solo lo que deseas compartir con tu audiencia. Hacer pruebas antes de que lleguen los invitados, también es una ayuda extra y te dará más confianza. Por último, recuerda que debes activar los sonidos si vas a compartir audios y realizar las respectivas retroalimentaciones y preguntas a tus invitados para garantizar el éxito y el propósito de tu reunión virtual.

Cómo tener éxito en una reunión virtual

7. No olvides el modo “silencio”


Las videollamadas en los últimos meses se han convertido en una herramienta para acortar distancias, sin embargo, muchas de estas se convierten en una pesadilla por las constantes interrupciones de los participantes. Si eres el hospedador tienes la oportunidad de poder decidir si quieres silenciar a todos los participantes y llevar el control de las intervenciones, o si por el contrario confías en tus invitados, puedes dejar que ellos lo controlen.


Si eres un participante activo de una reunión virtual debes comprender que la intervención de todos es importante, por lo que cuando te encuentres callado o no te toque hablar, pon el micrófono en modo: “mute” o “silenciar”. Esto no es opcional, es un requisito básico que toda persona debe darle la debida importancia y formalidad.


8. Utiliza el chat


Con la finalidad de evitar interrupciones, utiliza la herramienta del chat del programa elegido para realizar preguntas y comentarios. Un buen anfitrión sabe como sobrellevar estas preguntas y ten por seguro que tus interrogantes o aportes serán bien recibidos.


Recuerda que si es una conferencia formal no puedes escribir cualquier cosa que se te ocurra, debes respetar el espacio y a los participantes. Si lo deseas y se encuentra activa esta opción, puedes escribirle directamente a la persona que deseas que le llegue el mensaje. Del mismo modo, muchos anfitriones desactivan la opción de un chat grupal y lo colocan de manera limitada.


No le temas a los cambios, debes verlo como una oportunidad. En Ediciones Cryd estamos totalmente convencidos que esta guía para tener éxito en una reunión virtual te abrirá un gran camino profesional y personal. ¡Nuestros mejores deseos para ti! 😉



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